Introdução
As empresas precisam de uma maneira confiável de acompanhar os pagamentos com cartões virtuais quando utilizam vários cartões para publicidade, assinaturas SaaS, software e outros serviços online. À medida que as transações se acumulam, torna-se mais difícil identificar a qual projeto cada cobrança pertence e encontrar a fatura correspondente.
Um extrato do cartão apresenta a atividade de pagamentos, mas nem sempre explica o que foi comprado ou a qual período de faturamento a cobrança se refere. Para manter os registros de despesas precisos, as empresas precisam comparar os registros das transações com as faturas dos comerciantes.
Este guia explica como consultar transações de cartões virtuais, relacionar pagamentos às faturas e organizar despesas para a conciliação mensal.
Quais informações você pode acompanhar com um cartão virtual?
Um painel de cartão virtual geralmente disponibiliza um histórico de transações que ajuda os usuários a consultar seus gastos.
Entendendo os registros de transações de cartões virtuais
Dependendo da plataforma, os registros de transações podem incluir:
| Detalhes da transação | O que mostram |
|---|---|
| Data da transação | Quando o pagamento foi tentado ou processado |
| Nome do comerciante | A empresa que recebeu o pagamento |
| Valor da transação | O valor cobrado |
| Moeda | A moeda utilizada na transação |
| Status do pagamento | Se o pagamento está pendente, concluído ou recusado |
| Informações do cartão | O cartão utilizado, às vezes identificado pelos quatro últimos dígitos |
Esses detalhes são úteis para verificar assinaturas recorrentes ou identificar cobranças desconhecidas. Por exemplo, um pagamento mensal a um fornecedor de software pode aparecer com uma descrição de cobrança diferente do nome comercial do produto.
O registro da transação ajuda a identificar o pagamento, mas talvez ainda seja necessário consultar a fatura do comerciante para confirmar exatamente o que foi comprado.
Registros de transações vs. faturas dos comerciantes
Esses dois documentos têm finalidades diferentes.
| Registros de transações | Faturas dos comerciantes |
|---|---|
| Mostram a atividade de pagamentos | Descrevem o produto ou serviço adquirido |
| Registram as datas das transações | Mostram as datas das faturas e os períodos de faturamento |
| Exibem os valores das transações | Detalham preços, impostos e tarifas |
| Identificam o comerciante | Fornecem informações sobre o fornecedor e a fatura |
| Mostram o status do pagamento | Documentam o valor faturado |
Por exemplo, uma transação com cartão pode mostrar uma cobrança de US$ 49,99 de um fornecedor de software. A fatura pode identificar o plano de assinatura, o período de faturamento e os impostos aplicáveis.
Para manter os registros das despesas empresariais, guarde os dois documentos. A transação confirma a atividade de pagamento, enquanto a fatura fornece os detalhes da compra.
Como organizar cartões virtuais para facilitar o controle de despesas
Quando vários projetos compartilham o mesmo cartão de pagamento, pode ser difícil identificar as despesas individuais. Atribuir cartões a diferentes necessidades de gastos permite identificar com mais clareza a finalidade de cada transação.
Atribua cartões a diferentes despesas
As empresas podem organizar os cartões virtuais por categoria de despesa ou projeto:
-
Publicidade: Meta Ads, Google Ads e TikTok Ads.
-
Assinaturas SaaS: ChatGPT, Canva e Notion.
-
Compras de software: Ferramentas de desenvolvimento e softwares empresariais.
-
Projetos de clientes: Cartões separados para clientes ou campanhas individuais.
Para uma agência que gerencia vários clientes, utilizar cartões separados para diferentes contas de publicidade facilita a identificação do cliente responsável por cada cobrança.
Mantenha um registro simples da finalidade atribuída a cada cartão e do funcionário responsável por ele.
Defina limites de gastos
Um cartão utilizado para assinaturas recorrentes de software pode precisar de um limite mensal previsível. Já um cartão destinado à publicidade pode precisar de uma margem maior quando os orçamentos das campanhas aumentarem.
Revise os limites dos cartões sempre que um projeto receber financiamento adicional ou uma assinatura sofrer alterações. Isso ajuda a evitar que um limite desatualizado interrompa um pagamento.
Como acompanhar pagamentos com cartões virtuais passo a passo
Depois de organizar seus cartões, revisar regularmente as transações ajuda a manter os registros de pagamentos precisos.
Etapa 1: Acesse o painel do seu cartão virtual
Entre na sua plataforma de cartões virtuais e abra a seção de gerenciamento de cartões ou histórico de transações.
Se a plataforma disponibilizar a atividade individual de cada cartão, selecione aquele que deseja consultar. Isso é especialmente útil quando diferentes cartões são atribuídos a projetos ou funcionários específicos.
Etapa 2: Revise as transações e o status dos pagamentos
Verifique o comerciante, a data da transação, o valor, a moeda e o cartão utilizado.
Os status de pagamento mais comuns incluem:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | A transação ainda não chegou ao status final |
| Concluído | A transação foi processada com sucesso |
| Falhou / Recusado | O pagamento não foi realizado com sucesso |
| Reembolsado | Um reembolso foi registrado |
Os nomes dos status variam entre as plataformas. Um reembolso pode aparecer como um crédito separado, em vez de uma atualização da transação original.
Não registre todos os pagamentos pendentes como despesas concluídas. Verifique o status final antes de encerrar seus registros.
Etapa 3: Registre as transações por projeto ou tipo de despesa
Depois de revisar os pagamentos, atribua cada transação à categoria de despesa correta.
Por exemplo:
| Comerciante | Valor | Categoria | Projeto |
|---|---|---|---|
| Meta Ads | US$ 200 | Publicidade | Cliente A |
| ChatGPT | US$ 49,99 | SaaS | Operações internas |
| Canva | US$ 15 | Software | Cliente B |
Uma planilha geralmente é suficiente para isso. Registre a data da transação, o comerciante, o valor, a categoria, o projeto e o status do pagamento.
Como relacionar pagamentos com cartões virtuais às faturas
Uma transação informa que um pagamento foi realizado. A fatura mostra o que o fornecedor cobrou. Relacionar os dois documentos ajuda a evitar que despesas empresariais fiquem sem documentação comprobatória.
Reúna recibos e faturas dos fornecedores
Guarde o recibo ou a fatura sempre que uma compra empresarial for realizada.
Os documentos mais comuns incluem:
-
Faturas de publicidade
-
Recibos de compras de software
-
Faturas de fornecedores
-
Confirmações de pedidos
A maioria dos serviços online disponibiliza documentos de faturamento por meio do painel da conta, da seção de cobrança ou de confirmações enviadas por e-mail.
No caso de assinaturas recorrentes, baixe as faturas regularmente e organize-as por período de faturamento. Passar meses de e-mails em busca de um recibo perdido depois é um hobby administrativo perfeitamente evitável.
Compare as transações com os detalhes das faturas
Compare o registro da transação com a fatura do comerciante. Concentre-se nos seguintes pontos:
-
Nome do comerciante: O fornecedor corresponde ao indicado na fatura?
-
Data da transação: O pagamento corresponde ao período de faturamento da fatura?
-
Número da fatura: O documento pode ser identificado e recuperado posteriormente?
-
Valor do pagamento: A cobrança corresponde ao valor total da fatura?
-
Moeda e impostos: A moeda e os impostos aplicáveis são consistentes?
Considere uma empresa que paga US$ 49,99 por uma assinatura mensal de software utilizando um cartão virtual.
O histórico de transações mostra um pagamento de US$ 49,99 ao fornecedor do software. A fatura correspondente apresenta o mesmo fornecedor, valor e período de faturamento.
A equipe financeira pode relacionar esses registros e atribuir a despesa à categoria de assinatura correta. O número da fatura também deve ser registrado na planilha de despesas, pois talvez não apareça no histórico de transações do cartão.
Como lidar com faturas ausentes ou divergentes
Uma diferença entre o valor cobrado no cartão e o total da fatura não significa necessariamente que algo deu errado.
Os motivos mais comuns incluem:
-
Impostos e tarifas: A cobrança final pode incluir impostos ou tarifas adicionais.
-
Conversão de moeda: A fatura e a transação do cartão podem utilizar moedas diferentes.
-
Cobranças parciais: Um fornecedor pode receber o pagamento por meio de várias transações.
-
Reembolsos: Um reembolso pode aparecer separadamente ou levar mais tempo para ser processado.
-
Faturas ausentes: O documento pode estar disponível no portal de faturamento do comerciante ou ter sido enviado para outro endereço de e-mail.
Comece verificando o histórico de faturamento do comerciante e os detalhes da transação. Se uma fatura estiver ausente, baixe outra cópia no portal da conta do fornecedor ou entre em contato com a equipe de faturamento.
Quando houver diferenças nos valores, compare a fatura original, a conversão de moeda, os impostos e quaisquer transações separadas antes de marcar a despesa como conciliada.
Como conciliar mensalmente as despesas de cartões virtuais
No final de cada mês, reúna os registros das transações e as faturas para revisar os gastos da empresa.
Revise os gastos e os itens pendentes
Agrupe as transações concluídas por categoria de despesa e compare-as com as respectivas faturas.
Por exemplo:
| Categoria de despesa | Gastos mensais |
|---|---|
| Publicidade | US$ 1.200 |
| Assinaturas SaaS | US$ 350 |
| Compras de software | US$ 180 |
| Outras despesas empresariais | US$ 270 |
| Total | US$ 2.000 |
Esses valores são apenas ilustrativos. Os totais reais devem ser obtidos a partir dos registros de transações da empresa.
Antes de encerrar os registros mensais, verifique se existem:
-
Pagamentos sem as respectivas faturas.
-
Transações pendentes que precisam ser revisadas novamente.
-
Reembolsos que ainda não foram registrados.
-
Cobranças duplicadas ou desconhecidas.
-
Diferenças entre os valores das transações e os totais das faturas.
Mantenha os itens não resolvidos separados e registre quem é responsável pelo acompanhamento. Não marque uma despesa como totalmente conciliada até que todos os detalhes comprobatórios tenham sido verificados.
Como a BUVEI ajuda a organizar pagamentos com cartões virtuais
Gerenciar vários métodos de pagamento fica mais fácil quando os cartões podem ser atribuídos a diferentes despesas e monitorados separadamente.
A BUVEI oferece cartões virtuais Visa e Mastercard com várias opções de BIN e recursos de gerenciamento de cartões para diferentes necessidades de pagamento online.
Vários cartões para diferentes despesas
As empresas podem emitir cartões virtuais separados para publicidade, assinaturas de software, projetos individuais ou diferentes clientes.
Para uma agência, isso significa utilizar cartões diferentes para as campanhas de cada cliente, em vez de misturar todas as cobranças de publicidade.
Monitoramento de transações e controles de gastos
A BUVEI oferece recursos de monitoramento de transações e gerenciamento de cartões. Os usuários também podem gerenciar cada cartão individualmente por meio dos controles disponíveis, incluindo:
-
Definir limites de gastos.
-
Congelar e descongelar cartões.
-
Encerrar cartões quando não forem mais necessários.
Por exemplo, se um projeto terminar ou um cartão deixar de ser necessário, ele poderá ser congelado ou encerrado, em vez de permanecer disponível para futuras cobranças.
Os registros de transações da BUVEI podem ajudar no controle de despesas, mas as faturas e os recibos dos comerciantes ainda precisam ser coletados junto aos respectivos prestadores de serviços.
Perguntas frequentes
Os registros de transações de cartões virtuais podem substituir as faturas?
Não. Os registros de transações mostram a atividade de pagamentos, enquanto as faturas fornecem detalhes sobre os produtos ou serviços adquiridos, incluindo informações do fornecedor, períodos de faturamento e impostos.
As empresas devem guardar ambos os registros para manter uma documentação completa das despesas.
Com que frequência as empresas devem conciliar os pagamentos com cartões virtuais?
Isso depende do volume de transações. Empresas com um número relativamente pequeno de pagamentos podem revisar as despesas mensalmente, enquanto agências e empresas que lidam com pagamentos frequentes de publicidade ou assinaturas podem se beneficiar de verificações semanais.
As revisões regulares facilitam a identificação de faturas ausentes, cobranças inesperadas e reembolsos pendentes antes do encerramento do período contábil.
Conclusão
Acompanhar pagamentos com cartões virtuais envolve mais do que verificar quanto dinheiro foi gasto. As empresas também precisam saber para onde foi cada pagamento, a qual projeto ele pertence e se a fatura correspondente foi registrada.
Organizar os cartões, revisar as transações e relacionar os pagamentos às faturas dos comerciantes proporciona às empresas uma visão mais clara das despesas.
Os vários cartões virtuais e os recursos de gerenciamento de cartões da BUVEI podem ajudar a organizar a atividade de pagamentos entre diferentes projetos e necessidades de gastos. Combinados com a coleta adequada de faturas e revisões regulares, eles oferecem uma maneira mais estruturada de gerenciar as despesas empresariais.
