Veja como esse fluxo de trabalho funciona, onde a automação pode ajudar e o que as OTAs devem avaliar antes de escolher uma solução de pagamento.
Por que é difícil gerenciar os pagamentos a fornecedores das OTAs
As OTAs podem precisar pagar hotéis, companhias aéreas, locadoras de veículos e outros fornecedores de viagens, cada um com diferentes prazos de pagamento, moedas e requisitos de liquidação.
Três desafios tornam esses pagamentos mais difíceis de gerenciar em grande escala:
- Alto volume de transações: Mais reservas significam mais pagamentos para autorizar, acompanhar e revisar.
- Complexidade das operações internacionais: Diferentes moedas, custos de conversão e requisitos dos fornecedores aumentam o trabalho das equipes de pagamento.
- Registros fragmentados: Confirmações de reservas, faturas de fornecedores e registros de transações podem estar armazenados em sistemas separados, exigindo conciliação manual.
O principal desafio não é simplesmente pagar os fornecedores mais rapidamente. É vincular cada pagamento à reserva, ao fornecedor e à fatura corretos.
Como os cartões virtuais para OTAs podem automatizar os pagamentos a fornecedores
Para uma agência de viagens online, pagar os fornecedores é apenas parte do trabalho. A equipe também precisa acompanhar qual cartão foi usado para cada reserva, garantir que cada cobrança permaneça dentro do orçamento e comparar as transações com as faturas dos fornecedores. A BUVEI oferece emissão de cartões virtuais, gerenciamento de cartões e recursos de API que as OTAs podem utilizar para criar um fluxo de pagamentos mais organizado.
Em vez de gerenciar todos os cartões manualmente, uma OTA pode avaliar a integração da BUVEI aos seus sistemas existentes de pagamento e finanças. Isso pode facilitar o gerenciamento da emissão de cartões, o monitoramento dos gastos e a incorporação dos registros de transações ao processo de conciliação. A configuração exata dependerá dos sistemas da OTA, dos requisitos dos fornecedores e dos recursos disponíveis em seu programa de cartões.
Emitir cartões virtuais para pagamentos a fornecedores
Quando uma reserva está pronta para pagamento, a OTA precisa de uma maneira confiável de disponibilizar o método de pagamento adequado ao fornecedor. A API da BUVEI oferece suporte à emissão programática de cartões virtuais, permitindo que as empresas integrem a criação de cartões aos próprios fluxos de pagamento, em vez de depender exclusivamente de solicitações manuais.
Por exemplo, uma OTA pode configurar seu sistema de pagamentos para solicitar um cartão virtual assim que uma reserva de hotel for aprovada para pagamento. Os dados do cartão podem então ser encaminhados à etapa correspondente do processo de pagamento ao fornecedor, de acordo com a integração da OTA e os requisitos de pagamento do fornecedor.
A forma de organizar os cartões dependerá das necessidades da empresa. Uma OTA pode preferir gerenciar os pagamentos por reserva, fornecedor ou outra categoria interna. Antes de configurar o fluxo de trabalho, é importante confirmar quais opções de cartão são compatíveis e se o fornecedor aceita o método de pagamento escolhido.
Definir controles de gastos e gerenciar cartões
Quando há um grande volume de pagamentos a fornecedores para supervisionar, até mesmo pequenas divergências podem gerar trabalho adicional para a equipe financeira. Os recursos de gerenciamento de cartões da BUVEI podem ajudar as empresas a acompanhar cada cartão e aplicar os controles de gastos disponíveis.
Por exemplo, uma OTA pode definir um limite adequado para um pagamento aprovado a um fornecedor, revisar a atividade de transações do cartão e gerenciá-lo caso uma reserva seja alterada ou cancelada. Os controles disponíveis dependem do programa de cartões selecionado, por isso vale a pena verificar as opções compatíveis antes de incorporá-las às regras de pagamento.
Os controles individuais por cartão também oferecem às equipes de pagamento uma visão mais clara de como os recursos estão sendo utilizados, sem que precisem analisar cobranças feitas por meio de um único método de pagamento compartilhado.
Conectar a BUVEI aos sistemas de pagamento existentes
Para reduzir o trabalho manual, a emissão de cartões precisa se integrar ao processo já utilizado pela OTA. A documentação OpenAPI da BUVEI oferece um ponto de partida para conectar as operações com cartões virtuais aos sistemas próprios da empresa.
Por exemplo, uma OTA pode desenvolver um fluxo de trabalho que solicite um cartão após a aprovação interna do pagamento, receba o resultado da emissão e encaminhe os dados relevantes para a próxima etapa do processo de pagamento ao fornecedor. O sistema de reservas continuaria responsável pelas informações das reservas e pelo momento dos pagamentos, enquanto a integração da OTA conectaria esses eventos à emissão dos cartões.
Isso exige algum trabalho de implementação. Uma API não conecta automaticamente a BUVEI ao motor de reservas de uma OTA ou ao seu Sistema Global de Distribuição (GDS). A integração dependerá dos sistemas já utilizados pela empresa. Antes de iniciar a implementação, as OTAs devem analisar as funções de API disponíveis e confirmar como elas se encaixam nos fluxos de pagamento aos fornecedores.
Acompanhar transações e reconciliar pagamentos
Depois que um fornecedor realiza uma cobrança no cartão, a OTA ainda precisa associar essa transação à reserva e à fatura corretas. A BUVEI oferece recursos de monitoramento de transações que as empresas podem incorporar aos seus fluxos de pagamento e financeiros.
Uma OTA pode utilizar os dados de transações disponíveis em conjunto com suas próprias referências de reservas, identificadores de fornecedores e registros de faturas para identificar pagamentos correspondentes. Transações sem registros associados, com valores inesperados ou com atividades de reembolso podem ser sinalizadas para revisão, em vez de depender de uma verificação manual posterior pela equipe financeira.
A distinção importante é que o monitoramento de transações oferece visibilidade sobre a atividade dos cartões, enquanto a conciliação automatizada depende de como a OTA conecta esses dados aos registros de reservas e à contabilidade. Reembolsos, cancelamentos e outras exceções ainda podem precisar de tratamento separado.
Como funciona um fluxo automatizado de pagamentos de uma OTA
Um fluxo típico de pagamento a fornecedores tem cinco etapas:
- Reserva: A OTA registra a reserva, o fornecedor, o valor, a moeda e as condições de pagamento.
- Decisão de pagamento: O sistema determina se o pagamento está previsto e se um cartão virtual é adequado.
- Emissão do cartão: A plataforma emissora cria um cartão com os controles necessários e retorna os respectivos dados.
- Pagamento ao fornecedor: O cartão é encaminhado ao fluxo de trabalho do fornecedor ou do GDS correspondente, no qual o fornecedor processa a transação.
- Conciliação: Os registros de pagamento são comparados com os dados das reservas e das faturas, enquanto divergências e transações malsucedidas são sinalizadas para revisão.
Há uma distinção importante: a emissão de um cartão não significa necessariamente que o fornecedor será cobrado imediatamente. A cobrança efetiva depende do momento em que o fornecedor processa o cartão e das condições de liquidação acordadas.
Exemplo real: lastminute.com e Adyen
A automação de cartões virtuais já está sendo utilizada nos pagamentos a fornecedores do setor de viagens. Em seu anúncio de 2026, a Adyen descreveu a ampliação de sua parceria com a lastminute.com, explicando como a empresa de viagens integrou a emissão de cartões virtuais à sua infraestrutura tecnológica existente para melhorar os pagamentos a companhias aéreas, hotéis e outros fornecedores.
Segundo a Adyen, a implementação acelerou os pagamentos aos fornecedores em até três dias e reduziu o tempo de conciliação em 5%. O projeto também utilizou cartões virtuais em várias moedas, com controles configurados tanto no nível da conta quanto no de cada cartão.
Esses números se referem a uma implementação específica e não representam resultados garantidos para todas as OTAs. A principal lição é que integrar a emissão de cartões aos sistemas de pagamento existentes pode reduzir o trabalho manual e melhorar a visibilidade dos pagamentos aos fornecedores.
Outras OTAs podem aplicar três princípios: integrar a emissão de cartões ao fluxo de pagamentos, definir controles claros para as transações e conectar os registros de pagamento aos dados de reservas e contabilidade desde o início.
O que avaliar antes de escolher uma solução de cartões virtuais para OTAs
API e integração de sistemas: Confirme se a plataforma oferece suporte à emissão programática de cartões e à recuperação de dados de transações. Em seguida, avalie o trabalho necessário para conectá-la ao motor de reservas, ao GDS, ao fluxo de pagamento dos fornecedores e ao sistema financeiro.
Controles de gastos e gerenciamento de cartões: Verifique quais controles estão disponíveis para valores, moedas, categorias de estabelecimentos, validade dos cartões e status dos cartões.
Custos cambiais e aceitação pelos fornecedores: Compare as moedas aceitas, os custos de câmbio, as tarifas dos cartões e a aceitação pelos fornecedores. Um cartão virtual não substitui universalmente as transferências bancárias nem outros métodos de liquidação.
Dados de transações e tratamento de exceções: Certifique-se de que os registros disponíveis contenham detalhes suficientes para conciliar os pagamentos com as reservas e as faturas. Defina também como o fluxo de trabalho lidará com reembolsos, transações malsucedidas e valores divergentes.
O objetivo não é simplesmente emitir cartões de forma automática. É tornar os pagamentos aos fornecedores mais fáceis de controlar, acompanhar e reconciliar.
A BUVEI é adequada para os pagamentos a fornecedores da sua OTA?
Se você está considerando a BUVEI para realizar pagamentos a fornecedores, comece pela documentação OpenAPI da BUVEI para verificar quais operações com cartões estão disponíveis por meio da API. Em seguida, avalie como esses recursos se encaixariam nos processos existentes de reservas, pagamentos e conciliação.
Também será necessário verificar se os fornecedores aceitam os cartões, se o programa de cartões disponível atende aos seus requisitos de pagamento e se os dados das transações incluem as informações necessárias para a equipe financeira. Essas verificações ajudarão a determinar se a BUVEI se adapta ao fluxo de trabalho da sua OTA antes que você invista em uma integração.
Conclusão
Os cartões virtuais podem reduzir parte do trabalho manual nos pagamentos a fornecedores das OTAs, mas a emissão de cartões é apenas uma etapa do processo. O verdadeiro benefício surge quando as transações com cartões podem ser associadas às reservas e às faturas corretas dos fornecedores, facilitando o acompanhamento dos pagamentos e a identificação de divergências.
Antes de escolher um provedor, certifique-se de que os cartões sejam aceitos pelos seus fornecedores e de que a API e os dados de transações sejam compatíveis com os sistemas existentes. Se estiver considerando a BUVEI, consulte sua documentação OpenAPI e verifique se os recursos disponíveis atendem às suas necessidades de pagamento e conciliação.
