ある企業がソフトウェアプラットフォームに500ユーロを追加し、120ユーロ分のサービスを購入したものの、カードには新たな120ユーロの請求が表示されないことがあります。
その後、返金がカードに戻されるのではなく、プラットフォーム上のクレジットとして表示されることもあります。
これは、必ずしも何かが失われていることを意味するわけではありません。
加盟店は、購入するたびにカードへ個別に請求するのではなく、内部アカウント残高を使用している可能性があります。
この違いは、予算管理、返金、従業員アクセス、経費管理、帳簿管理において重要です。
カード取引は、カード口座への、またはカード口座からの価値の移動を記録します。一方、加盟店残高は、サプライヤーのシステム内で保持・利用される価値を記録します。
両者は関連していますが、同じ台帳ではありません。
1回のチャージで、その後の複数の購入に充当できるため、購入のたびにカードへ新たな請求が発生するとは限りません。
2つの支払いモデル
カードへの直接請求
直接請求モデルでは、加盟店が特定の注文、請求書、予約、またはサブスクリプション更新に対してカード取引を送信します。
カード取引と商取引記録は、通常、次の情報によって関連付けることができます。
- 金額
- 通貨
- 日付
- 取引または請求書の参照番号
承認と最終的な売上確定は異なるタイミングで行われる場合がありますが、カード決済は依然として特定の商取引に関連しています。
加盟店アカウント残高
残高ベースのモデルでは、顧客がまず資金を追加したり、クレジットを購入したり、バウチャーを利用したり、内部ウォレットに返金を受け取ったりします。
その後の注文は、保存されている残高から差し引かれます。
加盟店残高への資金投入時にすでにカードへ請求されているため、個々の注文について新たなカード取引が発生しない場合があります。
一部のプラットフォームでは、ハイブリッドモデルを採用しています。利用可能なクレジットを先に消費し、残額だけをカードに請求する場合があります。
また、次のように異なる種類の残高を管理するプラットフォームもあります。
- 返金可能な現金残高
- 購入済みサービスクレジット
- プロモーションクレジット
- ボーナスクレジット
「残高」と表示されているすべての金額が、同じ種類の価値を表しているとは限りません。
3つの台帳で資金の流れを追跡する
支払いの流れを理解するには、記録を3つの層に分けると分かりやすくなります。
カード台帳
カード台帳には、次の情報が表示される場合があります。
- 承認
- 完了した請求
- 取消・戻し処理
- 返金
- カード側の通貨情報
これは、カード上で何が起きたかを示します。
ただし、後から行われたどの購入に、加盟店ウォレットへすでに移された資金が使用されたのかまでは説明できない場合があります。
加盟店残高台帳
加盟店の台帳には、次の情報が表示される場合があります。
- チャージ
- 購入済みクレジット
- ボーナス
- 注文による差し引き
- 手数料
- 調整
- 有効期限切れ
- 内部返金
これは、サプライヤーのプラットフォーム内で価値がどのように移動しているかを説明します。
商取引・会計記録
これには次のようなものが含まれます。
- 請求書
- 領収書
- 税務書類
- 注文記録
- 経費カテゴリー
- プロジェクトへの配賦
これらの記録によって、企業が実際に何を購入したのか、またその経費をどのように記録すべきかを確認できます。
3つの記録は、1対1で無理に対応させるのではなく、まとめて照合する必要があります。
たとえば、
1回の500ユーロのカード請求で、その後の10件の注文を支払える場合があります。
または、120ユーロの注文で、加盟店残高から100ユーロを使用し、カードへの請求は20ユーロだけになる場合があります。
内部残高を見分ける方法
一般的な兆候には次のようなものがあります。
- プラットフォームが ウォレット、クレジット、プリペイド資金、現金残高、アカウント残高などの用語を使用している。
- 購入前に「資金を追加」する必要がある。
- 注文によって表示残高はすぐに減るものの、それに対応するカード取引が存在しない。
- 返金条件に、価値がプラットフォームアカウントへ戻ると記載されている。
- 残高が一定のしきい値を下回ると、自動チャージを利用できる。
- クレジットに有効期限が設定されていたり、特定の商品や地域に限定されていたりする。
用語には注意してください。
プラットフォームが 支払残高という表現を使用する場合もあります。これは利用可能な金額ではなく、顧客が支払うべき金額を意味します。
その数字が実際に何を表しているのかを確認してください。
チャージは購入と同じではない
企業が加盟店アカウントへチャージするとき、必ずしもすべての商品やサービスを購入する前に価値を移転することになります。
つまり、
資金投入イベント ≠ 購入イベント
たとえば、3月にカードへ請求され、その後3月から6月にかけて加盟店残高が徐々に消費される場合があります。
経理部門が3月のチャージ全額を1つのプロジェクトに割り当てると、その後のプロジェクトのコストが不正確になる可能性があります。
次の両方を保管してください。
- 元の資金投入取引の証拠
- 注文単位の請求書または領収書
加盟店は、資金投入の領収書、支払い確認書、クレジット購入の請求書、個別注文の請求書など、異なる種類の書類を発行する場合があります。
会計上どの書類が必要になるかは、加盟店および適用される会計ルールによって異なります。
実際の照合例
デザインチームが専用のバーチャルカードを使用して、プラットフォームに600ユーロを追加するとします。
プラットフォームはさらに30ユーロのプロモーションクレジットを提供しています。
その後、3人の従業員が以下の金額のサービスを購入します。
- €180
- €220
- €90
購入総額：€490
その後、20ユーロの購入1件がプラットフォーム残高へ返金されます。
| イベントカード台帳加盟店台帳ビジネス記録 | |||
|---|---|---|---|
| チャージ | €600の請求 | +€600 | 資金投入の領収書 |
| プロモーション | カードへの記録なし | +€30 | プロモーション条件 |
| 3件の購入 | 新たな請求なし | −€490 | 注文記録 / 請求書 |
| 返金 | カードへの返金なし | +€20 | 返金記録 / クレジットノート |
| 期末残高 | €600のチャージが記録されたまま | €160残り | 照合記録 |
残りの160ユーロには、返金可能な資金と利用制限付きのプロモーションクレジットの両方が含まれている可能性があります。
加盟店が残高全額について返金または出金が可能であると確認していない限り、これを自動的に160ユーロの現金として扱うべきではありません。
カードへの返金と加盟店残高への返金
カードへの返金は、カード決済ルートを通じて価値を返還し、最終的にはカード台帳に表示されるはずです。
加盟店残高への返金は、加盟店アカウント内の価値を回復させます。
この残高は、同じサプライヤーでのみ利用できる場合があります。
サービスをキャンセルしたり返金を依頼したりする前に、次の点を確認してください。
- 返金がどこに入金されるか
- 出金できるか
- 有効期限があるか
- アカウント閉鎖後も利用できるか
- どの種類の残高に返金されるか
加盟店のダッシュボードに内部クレジットが表示されているだけで、請求書を「カードへ返金済み」と記録しないでください。
カード台帳に返金が表示されるまでは、その価値は加盟店側に残っています。
自動チャージによって実際の支払いトリガーが分かりにくくなる場合がある
一部のプラットフォームでは、次のような場合にカードへ自動的に請求します。
- 残高が一定のしきい値を下回った
- 予定された補充日になった
- 注文金額が利用可能残高を超えた
そのため、実際には自動補充ルールがトリガーだったにもかかわらず、ユーザーは特定の注文に対してカードが請求されたと考えてしまうことがあります。
各加盟店アカウントについて、次の情報を記録してください。
- チャージのしきい値
- 補充金額
- 資金投入に使用するカード
- 該当する場合の最大頻度
- 責任者
予期しないカード請求が発生した場合は、取引が誤っていると判断する前に加盟店台帳を確認してください。
正当な自動チャージが、残高不足のイベントに対応している可能性があります。
バーチャルカードの管理設定は加盟店のモデルに合わせる
カードの管理設定は、加盟店が実際にどのように請求するかに合わせることで、最も効果的に機能します。
120ユーロちょうどに制限されたカードは、加盟店が最低500ユーロのウォレットチャージを必要とする場合、利用できない可能性があります。
同様に、ワンタイムカードは、次のような仕組みを使用する加盟店には適さない場合があります。
- 自動補充
- 定期請求
- 今後の分割払い
- 元のカードに紐付いた返金
上限を設定する前に、加盟店がどのような方法で請求するのかを確認してください。
- 注文ごと
- 請求サイクルごと
- 残高が一定のしきい値に達した時点
- 手動
そのうえで、カードの適合性、利用可能残高、対応通貨、加盟店の要件、適用される制限を確認してください。
従業員アクセスとアカウント所有権
加盟店残高を実質的に企業が管理するには、企業自身が加盟店アカウントを管理している必要があります。
従業員個人のメールアドレスで作成されたウォレットは、その従業員が退職した後にアクセスが難しくなる可能性があります。
法人アカウントでは、 ideally 次のものを使用するべきです。
- 会社が管理する認証情報
- 適切なMFA
- 文書化された管理者
- 共有された復旧手順
また、権限を分離してください。
注文を作成できる担当者が、必ずしも次の権限まで必要とは限りません。
- 支払い方法の変更
- 返金の申請
- 資金の出金
- 自動チャージの有効化
- 管理者の追加
バーチャルカードを削除しても、加盟店アカウント内にすでに保存されている資金を従業員が使用する能力まで削除されるわけではありません。
有効期限と残高が使えなくなるリスク
加盟店に保存された価値は、必ずしも現金と同じように扱えるとは限りません。
クレジットには次のような制限がある場合があります。
- 返金不可
- 譲渡不可
- 特定の商品専用
- 特定の地域専用
- 有効期限付き
加盟店ウォレットへ多額の資金を移す前に、次のような場合に何が起こるか確認してください。
- アカウントが停止された場合
- 事業地域を変更した場合
- 法的事業体が変更された場合
- 会社がサプライヤーの利用を停止した場合
カードの上限によって、加盟店アカウントへ入る資金の額を管理できます。
しかし、すでに移転した価値を自動的に回収することはできません。
重要な残高については、企業が近い将来に実際に利用すると見込む金額を大幅に超える資金を保有しないようにしてください。
加盟店ウォレット内の通貨レイヤー
カードから加盟店アカウントへ1つの通貨で資金を投入しながら、サービス価格は別の通貨で設定されている場合があります。
一部のプラットフォームでは、次のタイミングで換算を行います。
- チャージ時
- 購入時
- 返金時
- 複数の段階
次の情報を記録してください。
- チャージ通貨
- ウォレット通貨
- 購入通貨
- 換算方法
- 手数料またはマージン
返金については、加盟店が元の通貨で返金するのか、ウォレット通貨へ換算するのか、それともカードへ直接返金するのかを確認してください。
ウォレットの通貨だけを見て、サプライヤーの所在地や税務上の取り扱いを推測しないでください。
月末の照合
実務的な月末処理は、次のように進められます。
- 加盟店の期首残高を記録する。
- カードから資金投入されたチャージを一覧化する。
- 各チャージを対応するカード取引と照合する。
- 購入、手数料、クレジット、有効期限切れ、返金を一覧化する。
- 注文単位の請求書または領収書を収集する。
- 購入を正しいプロジェクトまたは担当者に割り当てる。
- 予想される期末残高を計算する。
- 加盟店のダッシュボードと比較する。
- 差異を調査する。
便利な計算式は次のとおりです。
期首残高 + チャージ + クレジット − 購入 − 手数料 − 有効期限切れ − 出金 = 予想期末残高
通常の資金として扱えない利用制限付きプロモーションクレジットは、別に管理してください。
よくある間違い
次のような対応は避けてください。
- プラットフォームがプリペイド残高を使用しているのに、注文ごとに新しいカード請求を探す。
- チャージと、その後の各注文を両方とも全額の経費として記録する。
- プロモーションクレジットを返金可能な現金として扱う。
- 残っている残高や返金を処理する前に加盟店アカウントを閉鎖する。
- 自動チャージがまだ有効になっていることを忘れる。
- 1人の従業員にログイン、支払い方法、返金、復旧手続きのすべてを管理させる。
- 内部的な加盟店クレジットがすでにカードへ返金されたと考える。
Buveiの役割
対応している支払いシナリオでは、Buveiバーチャルカード を加盟店アカウントへの独立した資金調達手段として利用でき、カード側から行ったチャージを識別しやすくすることができます。
加盟店残高へ資金を投入する前に、次の項目を確認してください。
- カード設定
- 利用可能残高
- 支出管理
- 通貨
- 取引ステータス
利用可能性や適合性は、アカウントや支払い状況によって異なる場合があります。
Buveiは、支払いのカード側について可視性を提供します。
一方、加盟店は次の事項について説明する責任を負います。
- 内部アカウント残高
- クレジットの利用制限
- 注文による差し引き
- 返金ルール
- 自動チャージ設定
チャージについてBuveiサポートへ問い合わせる際は、次のような機密性のない情報を提供してください。
- 加盟店名
- 日付
- 金額
- 通貨
- 取引ステータス
- 取引参照番号
パスワード、OTP、CVV、カード番号全体は絶対に共有しないでください。
責任の分担を理解するには、次のように考えると分かりやすいでしょう。
Buveiはカードで何が起きたかを示します。加盟店は、そのプラットフォーム内の残高で何が起きたかを説明します。
資金を追加する前に確認すべき質問
加盟店アカウントに多額の残高を入れる前に、次の点を確認してください。
- この残高は返金可能な現金、購入済みサービスクレジット、それともプロモーション価値のどれに該当するか？
- 最低チャージ額はいくらか？
- 使用される通貨は何か？
- 請求書はいつ発行されるか？
- 誰が残高を利用できるか？
- プラットフォームは残高を自動的に補充するか？
- 今後の請求に備えてカード情報を保持するか？
- 返金はどこに戻るか？
- クレジットには有効期限があるか？
- アカウントを閉鎖するとどうなるか？
- 会社は取引台帳をエクスポートできるか？
加盟店が重要な質問に明確に回答できない場合は、条件を理解するまで初期の投入額を抑えておくことをおすすめします。
まとめ
加盟店アカウント残高とは、サプライヤーのプラットフォーム内で保持・管理される価値です。
カードへの直接請求とは、特定の支払いや資金投入イベントのためにカードへ送信される取引です。
プラットフォームがプリペイドモデルまたはハイブリッドモデルを使用している場合、
1回のカード取引で、その後の複数の購入をまかなえる場合があります。
また、
返金がカードに戻らず、加盟店アカウント内に残る場合があります。
カード台帳、加盟店台帳、商取引記録を、相互に関連する3つの情報源として照合してください。
支払いモデルが明確になれば、カード上限、返金、従業員権限、予算管理、会計処理をより簡単に管理できるようになります。
