اقترب موعد تجديد اشتراك SaaS السنوي. في العام الماضي، دفعت شركتك 1,200 يورو. أما هذا العام، فقد بلغ عرض التجديد الجديد 1,680 يورو.
للوهلة الأولى، قد يبدو الحل بسيطًا: زيادة حد البطاقة والسماح بإتمام عملية الدفع.
لكن ارتفاع قيمة التجديد لا يتعلق بالدفع فقط. قبل تغيير حد البطاقة، من المفيد فهم ما الذي تغير، ولماذا ارتفع السعر، وما إذا كانت الشركة لا تزال ترغب في التجديد وفق الشروط الجديدة.
يمكن أن تساعدك المراجعة المنظمة على تجنب الدفع مقابل المقاعد غير المستخدمة، أو الخصومات المنتهية، أو الإضافات غير الضرورية، أو تجديد لم تتم الموافقة عليه بالكامل.
لماذا ترتفع أسعار تجديد SaaS؟
لا يعني ارتفاع عرض التجديد بالضرورة أن المورد رفع أسعاره ببساطة.
قد يكون الفرق ناتجًا عن عدة عوامل:
- زيادة عدد مقاعد المستخدمين
- انتهاء خصم تمهيدي
- ارتفاع سعر الوحدة
- إضافة ميزات أو إضافات جديدة
- زيادة الاستخدام
- اختلاف فترات الفوترة
- تغييرات في الضرائب أو ضريبة القيمة المضافة
- اختلافات العملة
على سبيل المثال، قد تكون دفعة العام الماضي البالغة 1,200 يورو قد تضمنت خصمًا مؤقتًا على خطة بقيمة 1,600 يورو. وإذا انتهى الخصم، فقد يرتفع سعر التجديد التالي حتى لو لم يتغير سعر الوحدة الأساسي إلا بشكل طفيف.
ولهذا السبب، من المفيد مقارنة الفاتورة القديمة بعرض التجديد الجديد بندًا بندًا بدلًا من النظر إلى الإجمالي النهائي فقط.
قارن الفاتورة القديمة بعرض التجديد الجديد
قبل الموافقة على التجديد، اجمع:
- فاتورة العام الماضي
- نموذج الطلب أو العقد الأصلي
- الخطة الحالية
- عرض التجديد الجديد
- أي إشعارات ذات صلة بتغييرات الأسعار أو المنتجات
ثم قارن بين:
- عدد المستخدمين أو المقاعد
- سعر الوحدة
- الخصومات
- حدود التخزين أو الاستخدام
- الإضافات
- فترة الفوترة
- العملة
- المعاملة الضريبية
يمكن لمقارنة بسيطة أن توضح بسرعة ما إذا كانت الزيادة ناتجة عن السعر أو الكمية أو كليهما.
على سبيل المثال:
العام الماضي:
20 مستخدمًا × 80 يورو = 1,600 يورو
رصيد السنة الأولى: -400 يورو
الإجمالي: 1,200 يورو
هذا العام:
21 مستخدمًا × 80 يورو = 1,680 يورو
لا يوجد رصيد ترويجي
الإجمالي: 1,680 يورو
في هذه الحالة، لم يرتفع سعر الوحدة. بل جاء الفرق نتيجة إضافة مستخدم واحد وانتهاء رصيد لمرة واحدة.
وهذا يؤدي إلى نقاش مختلف تمامًا عن حالة ارتفاع سعر الوحدة فعليًا.
تحقق من المقاعد والخصومات والإضافات والضرائب
تتمثل إحدى أسهل الطرق التي يمكن أن ترتفع بها تكاليف SaaS في وجود مقاعد غير مستخدمة أو ميزات جديدة تمت إضافتها بمرور الوقت.
قبل التجديد، تحقق من:
- كم عدد المقاعد التي تم شراؤها؟
- كم عدد المستخدمين النشطين فعليًا؟
- هل توجد تراخيص غير مستخدمة؟
- هل انتهت أي خصومات؟
- هل تم تضمين إضافات جديدة؟
- هل يتم استخدام الميزات المميزة فعليًا؟
إذا تم شراء 30 ترخيصًا، بينما يستخدم الخدمة 18 شخصًا فقط بشكل فعلي، فاسأل عما إذا كان من الممكن تقليل الكمية عند التجديد.
وإذا ذكر المورد أن ميزة للذكاء الاصطناعي أو حزمة تحليلات أصبحت الآن مشمولة، فتأكد مما إذا كانت اختيارية أو مطلوبة أو جزءًا من الخطة الحالية.
يجب أيضًا مراجعة الضرائب بشكل منفصل. فقد يعرض المورد سعرًا غير شامل للضرائب، بينما تتضمن الفاتورة النهائية ضريبة القيمة المضافة أو رسومًا أخرى سارية. لا تفترض أن الفرق بين عرض السعر وخصم البطاقة يعني تلقائيًا أن المورد رفع السعر التجاري.
راجع موعد التجديد النهائي قبل تاريخ الدفع
ليس تاريخ الدفع دائمًا هو الموعد النهائي الأكثر أهمية.
قد يتم تجديد العقد في 1 نوفمبر، لكنه قد يتطلب إرسال إشعار كتابي بالإلغاء أو عدم التجديد بحلول 1 أكتوبر.
إذا لم يلاحظ الفريق السعر المرتفع إلا في أواخر أكتوبر، فقد تكون الخيارات المتاحة للشركة قد أصبحت محدودة بالفعل، حتى لو لم يتم خصم المبلغ من البطاقة بعد.
تحقق من:
- تاريخ التجديد
- الموعد النهائي للإلغاء أو عدم التجديد
- طريقة الإشعار المطلوبة
- مدة العقد
- شروط التجديد التلقائي
لا تعتمد على فشل الدفع أو تجميد البطاقة كبديل عن إرسال إشعار إلغاء رسمي. فقد تمنع عملية الدفع المرفوضة نجاح الخصم، لكنها لا تغير الالتزام التعاقدي تلقائيًا.
استخدم بيانات الاستخدام الفعلية للمنتج قبل التفاوض
قبل التواصل مع المورد، راجع كيفية استخدام البرنامج فعليًا.
انظر إلى:
- المستخدمين النشطين
- استخدام الميزات
- اعتماد الفرق على البرنامج
- سجل الدعم
- عمليات التكامل
- أهمية البرنامج للأعمال
- صعوبة الانتقال إلى حل آخر
يساعد ذلك على تحويل الشكوى العامة بشأن السعر إلى أسئلة محددة.
بدلًا من القول:
"سعر التجديد مرتفع جدًا."
يمكنك أن تسأل:
- هل يمكننا خفض الخطة من 30 مقعدًا إلى 18؟
- هل يمكن إزالة إضافة التحليلات؟
- هل توجد فئة أقل تكلفة لجزء من الفريق؟
- هل يمكن تمديد المدة الحالية بينما نراجع البدائل؟
- ما الخصم المتاح لفترة التزام مختلفة؟
كلما كانت بيانات الاستخدام أكثر وضوحًا، أصبح اتخاذ قرار التجديد أسهل.
اطلب عرض سعر مُعدّلًا وواضحًا
إذا كانت قيمة التجديد غير واضحة، اطلب من المورد تقديم تفصيل مكتوب.
يمكن أن يتضمن الطلب:
- عدد المقاعد
- سعر الوحدة
- الخصومات التي ستنتهي
- الميزات أو الإضافات الجديدة
- فترة الفوترة
- أساس احتساب الضرائب
- الموعد النهائي للتجديد
- الكميات أو الخطط البديلة
الهدف ليس مجرد طلب خصم. بل فهم ما الذي يُطلب من الشركة شراؤه بالضبط.
إذا قدم المورد عرض سعر مُعدّلًا، فتأكد من عدم الاستمرار في استخدام رابط الدفع أو الفاتورة القديمة. فقد تظل الفواتير القديمة وإعدادات الدفع التلقائي نشطة أحيانًا حتى بعد تغيير الشروط التجارية.
عندها فقط اضبط بطاقة الدفع
بعد أن تؤكد الشركة قيمة التجديد النهائية والعملة وتاريخ الدفع، راجع بطاقة الدفع.
تحقق من:
- الرصيد المتاح
- حالة البطاقة
- حد الإنفاق
- حدود المعاملات الفردية أو الدورية
- تاريخ الخصم المتوقع
- المبلغ النهائي المعتمد
يمكن أن تساعد البطاقة الافتراضية المخصصة لمورد SaaS معين في تسهيل التعرف على المدفوعات المتكررة وإدارتها.
عند توفر أدوات التحكم في بطاقة Buvei وسجل المعاملات، يمكن للشركات فصل مدفوعات الموردين ومراجعة نشاط البطاقة بشكل أوضح. ومع ذلك، فإن أدوات التحكم في البطاقة لا تحدد أسعار المورد أو شروط الإلغاء أو الالتزامات التعاقدية. يجب حسم هذه القرارات التجارية أولًا.
يجب أن يكون التسلسل بسيطًا:
مراجعة التجديد → الموافقة على الشروط التجارية → تأكيد الفاتورة النهائية → تجهيز بطاقة الدفع.
وليس العكس.
احتفظ بسجل بسيط للتجديد
بعد الانتهاء من قرار التجديد، احتفظ بسجل مختصر للمراجعة القادمة.
يتضمن:
- الخطة النهائية
- عدد المقاعد
- التكلفة السنوية أو الشهرية
- العملة
- تاريخ انتهاء الخصم
- تاريخ الدفع
- الموعد النهائي للتجديد
- المسؤول عن الخدمة
- عرض السعر أو الفاتورة النهائية
يمكن أن يوفر ذلك الكثير من الوقت في العام التالي.
فبدلًا من محاولة إعادة بناء سبب ارتفاع الرسوم من رسائل البريد الإلكتروني القديمة، يستطيع المراجع التالي معرفة ما تم الاتفاق عليه وما الذي تغير على الفور.
أفكار ختامية
يجب التعامل مع زيادة سعر تجديد SaaS باعتبارها قرارًا تجاريًا قبل أن تصبح معاملة دفع.
ومن أهم الأسئلة التي يجب طرحها:
- ما الذي تغير تحديدًا؟
- هل ما زلنا نستخدم ما ندفع مقابله؟
- هل انتهى أحد الخصومات؟
- هل زاد عدد المقاعد أو الإضافات؟
- ما الموعد النهائي للتجديد؟
- هل تمت الموافقة على المبلغ النهائي؟
بمجرد الإجابة عن هذه الأسئلة، يصبح إعداد عملية الدفع أبسط بكثير.
تساعد عملية التجديد الواضحة الشركات على التحكم في تكاليف البرامج المتكررة، وتقليل الإنفاق غير الضروري، وتجنب السماح لمشكلة في الدفع باتخاذ قرار تجاري بالنيابة عنها.
