仮想カード決済と請求書の追跡方法

広告、SaaSサブスクリプション、ソフトウェア、その他のオンラインサービスの支払いに複数のカードを使用する企業にとって、バーチャルカードの決済を追跡するための信頼できる方法が必要です。取引件数が増えるにつれて、それぞれの請求がどのプロジェクトに関連しているのかを特定し、対応する請求書を見つけることが難しくなります。

カードの利用明細には決済履歴が表示されますが、何を購入したのか、またどの請求期間に対する請求なのかまでは、必ずしも分かりません。経費記録の正確性を保つには、取引記録と加盟店が発行した請求書を照合する必要があります。

この記事では、バーチャルカードの取引履歴を確認し、支払いと請求書を照合し、月次精算に向けて経費を整理する方法を解説します。

バーチャルカードで追跡できる情報とは？

バーチャルカードの管理画面には通常、利用状況を確認するための取引履歴が表示されます。

バーチャルカードの取引記録を理解する

プラットフォームによって異なりますが、取引記録には次のような情報が含まれます。

これらの情報は、定期購読の支払いを確認したり、見覚えのない請求を特定したりする際に役立ちます。たとえば、ソフトウェア提供会社への月額料金が、製品のブランド名とは異なる請求名義で表示されることがあります。

取引記録から支払いを特定できますが、実際に何を購入したのかを確認するには、加盟店が発行した請求書も必要になる場合があります。

取引記録と加盟店の請求書の違い

この2種類の書類は、それぞれ異なる役割を持っています。

たとえば、カードの取引履歴には、ソフトウェア提供会社からの49.99ドルの請求が表示されることがあります。一方、請求書にはサブスクリプションのプラン、請求期間、適用される税金が記載されています。

事業経費を記録する際は、両方の書類を保管しましょう。取引記録は支払いが行われたことを確認するものであり、請求書は購入内容の詳細を示すものです。

経費を簡単に追跡するためのバーチャルカードの整理方法

複数のプロジェクトで同じ決済カードを共有していると、個々の経費を特定することが難しくなります。支出目的ごとにカードを割り当てることで、それぞれの取引の用途を明確にできます。

経費ごとにカードを割り当てる

企業は、経費カテゴリやプロジェクトに応じてバーチャルカードを整理できます。

• 広告費： Meta Ads、Google Ads、TikTok Ads。

• SaaSサブスクリプション： ChatGPT、Canva、Notion。

• ソフトウェア購入： 開発ツールや業務用ソフトウェア。

• クライアントプロジェクト： 個別のクライアントやキャンペーンごとに専用カードを用意する。

複数のクライアントを管理する広告代理店の場合、広告アカウントごとに別々のカードを使用すると、どのクライアントに関連する請求なのかを簡単に特定できます。

各カードの用途と管理責任者を簡単に記録しておきましょう。

利用限度額を設定する

ソフトウェアの定期購読に使用するカードには、毎月一定の利用限度額を設定すると管理しやすくなります。一方、広告用カードは、キャンペーン予算の増額に合わせて、より高い利用限度額が必要になる場合があります。

プロジェクトに追加予算が割り当てられたときや、サブスクリプションの内容が変更されたときは、カードの利用限度額を見直しましょう。これにより、古い限度額が原因で支払いが中断されるのを防ぎやすくなります。

バーチャルカードの決済を追跡する方法：ステップごとの解説

カードを整理したら、定期的に取引履歴を確認することで、決済記録の正確性を維持できます。

ステップ1：バーチャルカードの管理画面を開く

バーチャルカードのプラットフォームにログインし、カード管理または取引履歴のセクションを開きます。

カードごとの利用履歴を確認できる場合は、確認したいカードを選択してください。これは、異なるカードを別々のプロジェクトや従業員に割り当てている場合に特に便利です。

ステップ2：取引履歴と支払いステータスを確認する

加盟店名、取引日、金額、通貨、使用したカードを確認します。

一般的な支払いステータスには、次のようなものがあります。

ステータスの名称はプラットフォームによって異なります。返金は元の取引情報が更新されるのではなく、独立した入金として表示される場合もあります。

保留中の支払いをすべて確定済みの経費として記録しないようにしましょう。記録を締める前に、最終的なステータスを確認してください。

ステップ3：プロジェクトまたは経費の種類ごとに取引を記録する

支払いを確認したら、それぞれの取引を適切な経費カテゴリに分類します。

たとえば、次のように整理できます。

この作業には、通常スプレッドシートで十分です。取引日、加盟店名、金額、カテゴリ、プロジェクト、支払いステータスを記録しましょう。

バーチャルカードの支払いと請求書を照合する方法

取引記録からは支払いが行われたことが分かります。一方、請求書には仕入先が何に対して料金を請求したのかが記載されています。この2つを照合することで、事業経費に証憑書類がない状態を防ぎやすくなります。

領収書と仕入先の請求書を収集する

事業用の購入を行った際は、領収書または請求書を保存してください。

一般的な書類には、次のようなものがあります。

• SaaSサブスクリプションの請求書

• 広告費の請求書

• ソフトウェア購入時の領収書

• 仕入先の請求書

• 注文確認書

多くのオンラインサービスでは、アカウントの管理画面、請求セクション、またはメールで送信される確認通知を通じて、請求関連の書類を取得できます。

定期購読の場合は、請求書を定期的にダウンロードし、請求期間ごとに整理しましょう。数か月分のメールを後から検索して、紛失した領収書を探すような手間は避けられます。

取引記録と請求書の詳細を照合する

取引記録と加盟店の請求書を比較します。特に、次の項目を確認してください。

• 加盟店名： 仕入先は一致していますか？

• 取引日： 支払いは請求書に記載された期間に対応していますか？

• 請求書番号： 後から書類を特定して取得できますか？

• 支払い金額： カードの請求額は請求書の合計金額と一致していますか？

• 通貨と税金： 通貨と適用される税金に矛盾はありませんか？

たとえば、ある企業がバーチャルカードを使用して、月額49.99ドルのソフトウェアサブスクリプションを支払っているとします。

取引履歴には、ソフトウェア提供会社への49.99ドルの支払いが表示されています。対応する請求書には、同じ仕入先名、金額、請求期間が記載されています。

経理チームはこれらの記録を照合し、その経費を適切なサブスクリプションカテゴリに分類できます。また、請求書番号はカードの取引履歴に表示されない場合があるため、経費管理シートにも記録しておきましょう。

請求書が見つからない場合や金額が一致しない場合の対処方法

カードの請求額と請求書の合計金額に差があっても、必ずしも問題が発生したとは限りません。

主な原因には、次のようなものがあります。

• 税金と手数料： 最終的な請求額には税金や追加手数料が含まれている場合があります。

• 通貨換算： 請求書とカード取引で異なる通貨が使用されている場合があります。

• 分割請求： 仕入先が複数回の取引に分けて支払いを受け取る場合があります。

• 返金： 返金が別の取引として表示されたり、処理に時間がかかったりする場合があります。

• 請求書の不足： 書類が加盟店の請求ポータルに保存されている場合や、別のメールアドレスに送信されている場合があります。

まず、加盟店の請求履歴と取引の詳細を確認してください。請求書が見つからない場合は、仕入先のアカウントポータルから再ダウンロードするか、請求担当チームに問い合わせましょう。

金額に差がある場合は、経費を照合済みとして処理する前に、元の請求書、通貨換算、税金、個別に処理された取引を比較してください。

バーチャルカードの経費を毎月照合する方法

毎月末には、取引記録と請求書をまとめて、事業支出を確認します。

支出と未処理項目を確認する

完了した取引を経費カテゴリごとに分類し、対応する請求書と照合します。

たとえば、次のように整理できます。

これらの数値は説明用の例です。実際の合計金額は、企業の取引記録に基づいて算出してください。

月次記録を締める前に、次の項目を確認しましょう。

• 対応する請求書がない支払い。

• 再確認が必要な保留中の取引。

• まだ反映されていない返金。

• 重複した請求や見覚えのない請求。

• 取引金額と請求書の合計金額の不一致。

未解決の項目は分けて管理し、対応責任者を記録しておきましょう。裏付けとなる情報を確認するまでは、経費を完全に照合済みとして処理しないでください。

BUVEIがバーチャルカードの決済管理に役立つ理由

カードを異なる経費に割り当て、それぞれ個別に管理できれば、複数の決済手段をより簡単に管理できます。

BUVEIは、複数のBINオプションとカード管理機能を備えたVisaおよびMastercardのバーチャルカードを提供しており、さまざまなオンライン決済ニーズに対応しています。

経費ごとに複数のカードを使い分ける

企業は、広告、ソフトウェアサブスクリプション、個別のプロジェクト、または異なるクライアント向けに、それぞれ専用のバーチャルカードを発行できます。

広告代理店の場合、すべての広告費を1枚のカードにまとめるのではなく、クライアントのキャンペーンごとに異なるカードを使用できます。

取引のモニタリングと支出管理機能

BUVEIは、取引のモニタリング機能とカード管理機能を提供しています。また、ユーザーは利用可能な管理機能を通じて、個々のカードを管理できます。主な機能は次のとおりです。

• 利用限度額の設定。

• カードの一時停止と再開。

• 不要になったカードの解約。

たとえば、プロジェクトが終了した場合やカードが不要になった場合は、今後の請求に備えて有効なままにするのではなく、一時停止または解約できます。

BUVEIの取引記録は経費管理に役立ちますが、加盟店の請求書や領収書については、引き続き各サービス提供会社から取得する必要があります。

よくある質問

バーチャルカードの取引記録は請求書の代わりになりますか？

いいえ。取引記録には決済履歴が表示されますが、請求書には購入した商品やサービスの詳細、仕入先情報、請求期間、税金などが記載されています。

経費を完全に記録するために、企業は両方の書類を保管する必要があります。

企業はどのくらいの頻度でバーチャルカードの支払いを照合すべきですか？

取引量によって異なります。支払い件数が比較的少ない企業であれば、月次で経費を確認する方法でも十分です。一方、広告費やサブスクリプションの支払いを頻繁に処理する広告代理店や企業では、週次で確認すると効果的です。

定期的に確認することで、会計期間が終了する前に、請求書の不足、予期しない請求、未処理の返金を見つけやすくなります。

まとめ

バーチャルカードの決済を追跡する際は、支出額を確認するだけでは不十分です。企業は、それぞれの支払い先や関連するプロジェクト、対応する請求書が記録されているかどうかも把握する必要があります。

カードを整理し、取引を確認し、支払いと加盟店の請求書を照合することで、企業は経費の全体像をより明確に把握できます。

BUVEIの複数のバーチャルカードとカード管理機能は、さまざまなプロジェクトや支出目的に応じた決済の整理に役立ちます。適切な請求書の収集と定期的な確認を組み合わせることで、事業経費をより体系的に管理できるようになります。