Gerenciar os gastos com anúncios dos clientes normalmente não é difícil por causa do pagamento em si. A parte mais complicada é manter os gastos organizados quando uma agência administra vários clientes, plataformas de publicidade e orçamentos diferentes ao mesmo tempo.
Uma agência pode gerenciar várias contas do Meta Ads para clientes diferentes, além de cuidar de campanhas no Google Ads e no TikTok. Todas as cobranças podem aparecer como despesas publicitárias comuns, mas cada uma pertence a um cliente diferente e precisa ser acompanhada separadamente.
É nesse ponto que os cartões virtuais podem ser úteis. Em vez de colocar todas as cobranças de publicidade no mesmo método de pagamento, as agências podem criar uma estrutura de pagamento que corresponda à forma como gerenciam as contas dos clientes. A questão principal não é criar o maior número possível de cartões, mas estabelecer uma separação suficiente para facilitar a identificação, a revisão e a conciliação dos gastos de cada cliente.
Por que os Gastos com Anúncios dos Clientes ficam mais difíceis de gerenciar à medida que a agência cresce
Uma agência pequena geralmente consegue administrar pagamentos de publicidade sem muita estrutura. No entanto, quando o número de clientes aumenta, o acompanhamento dos pagamentos pode se tornar uma tarefa administrativa separada. O problema normalmente começa quando vários clientes usam a mesma plataforma de publicidade, mas têm orçamentos e requisitos de relatórios diferentes.
Vários clientes podem usar a mesma plataforma de publicidade
O Meta Ads é um exemplo simples. Uma agência pode gerenciar o Cliente A com um orçamento mensal de US$ 5.000, o Cliente B com US$ 3.000 e o Cliente C com US$ 8.000. Os três clientes podem anunciar por meio da Meta, mas a agência ainda precisa saber exatamente quais cobranças pertencem a cada conta.
Usar um único método de pagamento compartilhado pode dificultar essa organização posteriormente. O histórico de transações pode mostrar as cobranças, mas alguém ainda precisará relacionar cada pagamento ao cliente correto. Um cartão dedicado pode tornar essa relação muito mais fácil de identificar desde o início.
Os orçamentos dos clientes podem mudar
Os orçamentos dos clientes nem sempre permanecem fixos durante todo o ano ou até mesmo durante todo o mês. Um cliente pode aumentar os gastos depois que uma campanha apresenta bons resultados. Outro pode pausar a publicidade por algumas semanas. Um terceiro pode transferir parte do orçamento do Google Ads para o TikTok.
A estrutura de pagamento precisa lidar com essas mudanças sem criar confusão para os outros clientes. Por exemplo, se o orçamento publicitário aprovado de um cliente aumentar, a agência deve conseguir ajustar a configuração de pagamento desse cliente sem alterar a estrutura de pagamento de todos os demais.
A conciliação pode ser mais difícil do que o pagamento
O pagamento em si pode levar apenas alguns segundos. O trabalho geralmente vem depois.
No final do mês, uma agência pode precisar comparar os registros das plataformas de publicidade com as transações dos cartões e as faturas dos clientes. Se vários clientes compartilham o mesmo método de pagamento, alguém pode ter que determinar manualmente qual transação pertence a qual conta.
Os cartões virtuais não substituem softwares de contabilidade nem relatórios das plataformas de publicidade. Eles simplesmente oferecem à agência um ponto de partida mais organizado para estruturar essas transações.
Como as agências podem organizar os pagamentos de anúncios dos clientes
Não é necessário que todas as agências utilizem a mesma estrutura de cartões. Uma abordagem prática é começar pelo cliente e adicionar outra camada somente quando ela resolver um problema real de relatórios ou pagamentos.
Comece pelo nível do cliente
Para muitas agências, um cartão virtual dedicado por cliente é suficiente. Suponha que uma agência gerencie um cliente que anuncia principalmente no Meta e no Google. Se a agência apresentar o gasto publicitário total desse cliente em conjunto, pode haver pouca razão para criar um cartão separado para cada plataforma.
Um único cartão mantém a relação de pagamento simples, ao mesmo tempo que separa os gastos desse cliente dos demais. Essa abordagem é especialmente útil quando a agência gerencia muitos clientes com estruturas de publicidade relativamente simples.
Adicione a separação por plataforma quando isso ajudar
Alguns clientes precisam de um acompanhamento mais detalhado. Um cliente maior pode executar campanhas no Meta Ads, Google Ads e TikTok com orçamentos separados. Se a agência apresentar o desempenho e os gastos por plataforma, cartões separados podem facilitar a conciliação.
No entanto, uma plataforma diferente não significa automaticamente que seja necessário um cartão diferente. A pergunta mais importante é se essa separação adicional realmente ajuda a equipe a trabalhar. Se os gastos do Meta e do Google já forem analisados em conjunto para determinado cliente, criar dois cartões pode adicionar outra tarefa administrativa sem oferecer muito valor.
Não deixe a gestão dos cartões se tornar um problema à parte
Mais cartões não significam automaticamente mais controle.
Uma agência que gerencia dez campanhas não precisa necessariamente de dez cartões. Se a equipe precisar gastar mais tempo mantendo as associações dos cartões do que analisando os gastos reais com publicidade, a estrutura terá se tornado complexa demais.
A estrutura de pagamento deve seguir o processo de relatórios da agência, em vez de obrigar a equipe a criar um novo processo em torno dos cartões.
Quando uma agência deve usar mais de um cartão?
Um segundo cartão geralmente faz sentido quando a agência precisa de uma atribuição mais clara por cliente, uma separação mais rigorosa dos orçamentos, relatórios mais simples ou maior controle sobre uma relação de pagamento específica.
Por exemplo, separar os cartões pode ajudar quando dois clientes usam a mesma plataforma de publicidade e suas transações precisam permanecer completamente independentes.
Também pode fazer sentido quando um cliente executa várias campanhas em canais diferentes, cada uma com um orçamento separado. Nessa situação, um cartão para Meta e outro para Google Ads podem facilitar os relatórios mensais em comparação com a utilização de um único método de pagamento para tudo.
Há também uma consideração relacionada ao gerenciamento de riscos. Se uma determinada conta de publicidade precisar ser pausada, ter um método de pagamento separado pode facilitar a tomada de medidas sem afetar as contas de clientes não relacionadas.
O ponto importante é ter uma razão para criar o cartão adicional. Criar um cartão simplesmente porque a agência tem outra campanha geralmente não é suficiente.
Como facilitar a conciliação dos gastos com anúncios dos clientes
Para as agências, o valor de uma estrutura de pagamento organizada costuma ficar evidente durante a conciliação mensal. Considere uma agência que gerencia dez clientes. A equipe financeira precisa revisar as transações dos cartões, compará-las com os relatórios das plataformas de publicidade e preparar as faturas dos clientes.
Com um único cartão compartilhado, a primeira pergunta pode ser: “A qual cliente esta transação pertence?”
Com cartões dedicados, essa relação fica mais clara.
| Cliente | Principal plataforma | Estrutura de pagamento |
|---|---|---|
| Cliente A | Meta Ads | Um cartão dedicado |
| Cliente B | Google Ads | Um cartão dedicado |
| Cliente C | Meta + TikTok | Cartões separados se os relatórios exigirem |
A tabela ilustra um ponto importante: não existe a obrigação de criar o mesmo número de cartões para todos os clientes. O Cliente A pode ser perfeitamente gerenciável com um único cartão. Já o Cliente C pode se beneficiar de dois cartões porque seus canais de publicidade são relatados separadamente. A estrutura deve refletir a forma como a agência realmente analisa os gastos.
Os cartões virtuais também não eliminam a necessidade de registros contábeis. A agência ainda precisa comparar as transações dos cartões com as faturas das plataformas, os dados das campanhas e os registros de cobrança dos clientes. O que a estrutura dos cartões pode fazer é tornar essa comparação menos confusa.
O que as agências devem considerar antes de separar os cartões
Antes de criar outro cartão virtual, a agência deve analisar o motivo por trás da separação.
Primeiro, pergunte se os gastos pertencem a um cliente diferente. Se pertencerem, separar o método de pagamento pode facilitar bastante a atribuição.
Em seguida, considere se o cliente realmente precisa de um acompanhamento por plataforma. Um cliente que utiliza Meta e Google não necessariamente precisa de dois cartões. Se a agência apresentar os gastos em conjunto, um único cartão pode ser suficiente.
Por fim, pense se a estrutura continuará fazendo sentido daqui a alguns meses. Criar cartões para campanhas temporárias ou testes de curto prazo pode deixar a equipe com uma lista crescente de métodos de pagamento que já não têm uma finalidade clara.
Também existe uma diferença importante entre um orçamento de publicidade e o limite de gastos de um cartão. Uma campanha com orçamento aprovado de US$ 5.000 não significa necessariamente que o cartão de pagamento deva ter exatamente um limite de US$ 5.000. As plataformas de publicidade podem ter seus próprios ciclos de cobrança, limites e comportamentos de autorização.
O orçamento da campanha controla a atividade publicitária. O cartão controla o método de pagamento. As agências devem considerar os dois fatores ao configurar os gastos dos clientes.
Como a BUVEI se encaixa no gerenciamento dos gastos com anúncios dos clientes
Para agências que administram várias relações de pagamento com clientes, a BUVEI pode fornecer a infraestrutura de cartões necessária para manter esses pagamentos separados.
As empresas podem emitir vários cartões virtuais Visa e Mastercard e utilizá-los para diferentes clientes, plataformas ou necessidades de gastos. Isso oferece mais flexibilidade às agências quando um único método de pagamento compartilhado já não proporciona separação suficiente.
A BUVEI também oferece controles de gastos e monitoramento de transações, o que pode ajudar as equipes a revisar a atividade dos cartões e acompanhar com mais facilidade os pagamentos relacionados aos clientes. Quando uma campanha termina ou uma relação com um cliente muda, os controles do ciclo de vida do cartão podem ser usados para congelar ou encerrar um cartão, em vez de deixar um método de pagamento não utilizado ativo.
Para agências que operam em diferentes mercados, a BUVEI também oferece opções de BIN de várias regiões, incluindo opções dos Estados Unidos, Reino Unido, Hong Kong e Singapura.
O ponto mais importante continua sendo a estrutura escolhida pela agência. A BUVEI pode fornecer os cartões e os controles, mas a agência deve decidir se a separação por cliente ou por plataforma realmente faz sentido para cada conta.
Perguntas frequentes
As agências de publicidade podem usar cartões virtuais para os gastos com anúncios dos clientes?
Sim. As agências podem usar cartões virtuais para pagamentos de publicidade elegíveis quando a plataforma de publicidade aceita o cartão. Os cartões podem ser organizados por cliente, plataforma de publicidade ou outros requisitos internos de pagamento.
As agências devem usar um cartão virtual por cliente?
Não necessariamente. Um cartão dedicado por cliente costuma ser suficiente para contas simples. Clientes maiores, com vários canais de publicidade ou requisitos separados de relatórios, podem se beneficiar de cartões adicionais. O fator mais importante é saber se a separação extra torna o processo de pagamento e de relatórios da agência mais fácil.
Os cartões virtuais substituem os softwares de contabilidade?
Não. Os cartões virtuais cuidam da parte de pagamento do processo. Os softwares de contabilidade e as plataformas de publicidade continuam fornecendo registros financeiros, faturas e informações sobre as campanhas. Uma estrutura de cartões bem organizada simplesmente oferece à agência dados de transações mais claros para trabalhar durante a conciliação.
Conclusão
Gerenciar os gastos com anúncios dos clientes se torna mais difícil à medida que uma agência conquista mais clientes e trabalha com mais plataformas de publicidade. O problema geralmente não está em realizar o pagamento, mas em manter o pagamento conectado ao cliente, ao orçamento e ao processo de relatórios corretos.
Os cartões virtuais podem ajudar ao criar relações de pagamento mais claras.
Para algumas agências, isso pode significar um cartão dedicado por cliente. Para outras, separar os cartões por plataforma de publicidade pode fazer mais sentido em contas maiores ou mais complexas.
A melhor estrutura geralmente é a mais simples que ofereça à agência separação suficiente para acompanhar os gastos com precisão, sem criar uma administração desnecessária de cartões.
